Wenn Teams mit 1500km Entfernung zusammenarbeiten, können verschiedene Probleme auftreten. Ob kulturelle Unterschiede, die Technik oder die Zeitverschiebung – eine erfolgreiche Teamarbeit muss organisiert und gleichzeitig flexibel sein. Bei REQFY treffen zwei Kulturen auf einander – die deutsche und die bulgarische. Alle unsere Mitarbeiter haben einen gewissen Bezug zu Deutschland und sprechen auch hervorragend deutsch. Sie haben hier studiert, eine Zeit in Deutschland gelebt oder auch bereits in anderen deutschen Unternehmen gearbeitet. Dies bietet den Vorteil, dass es keine großen Kulturschocks gibt und beispielsweise auch die Sprachbarriere sehr niedrig ist. Dennoch kommt es, auch durch die große Entfernung, hin und wieder zu neuen Herausforderungen.
Zeitunterschiede und Feiertage
Bulgarien befindet sich in der Osteuropäischen Zeitzone und ist Deutschland damit eine Stunde voraus. Vor allem in der Personalvermittlung ist man darauf angewiesen im stetigen Kontakt zu seinem Netzwerk zu stehen und dies vor allem zu den in Deutschland üblichen Geschäftszeiten. Auch im Recruiting kommt es häufiger vor, dass Kandidaten nach der Arbeit Zeit haben für ein Interview. Während es in Berlin kein Problem ist, auch am späten Nachmittag noch einmal ins Gespräch zu gehen, ist in Plovdiv eigentlich schon Feierabend. Hier muss also gut koordiniert werden. Im Umkehrschluss gilt jedoch auch, dass unsere bulgarischen Recruiter gern auch Termine am frühen Morgen wahrnehmen können, ohne dafür sehr viel früher aufzustehen. Mit der richtigen Absprache lassen sich die Herausforderungen der Zeitunterschiede also einfach überwinden und sogar vorteilhaft nutzen.
Ähnliche Probleme entstehen auch durch unterschiedliche Feiertage. Es kann durchaus schwierig sein an deutschen Feiertagen verschiedene Personen zu erreichen und auch durch bulgarische Feiertage, muss das Berliner Team hin und wieder auf die Kollegen in Plovdiv verzichten. Es kann dazu kommen, dass Termine sich verschieben oder herausgezögert werden müssen. Aber auch hier lässt sich das ganze zum Positiven wenden. Vollzeit Angestellte, die unter der Woche oft wenig Zeit finden für Gespräche, haben an Feiertagen eventuell die Möglichkeit ein Interview zu führen und können sich ohne Stress die Zeit dazu nehmen. Auch andere Aufgaben, die im alltäglichen Geschäft manchmal untergehen lassen sich ideal an den Feiertagen des jeweiligen anderen Landes erledigen.
Technische Probleme und Tool-Overload
Virtuelle Zusammenarbeit ist stark von zuverlässiger Technologie abhängig. Internetprobleme, Softwareinkompatibilitäten oder Plattformausfälle können den Arbeitsfluss stören und zu Verzögerungen führen. Darüber hinaus werden oft sehr viele Kommunikations- und Projektmanagement-Tools genutzt, um alle Prozesse abzubilden. Wenn Daten und Kommunikation auf mehrere Plattformen verteilt sind, steigt das Risiko, wichtige Informationen zu verlieren oder Zeit durch das Umschalten zwischen verschiedenen Programmen zu verlieren. In so einer überladenen Arbeitsumgebung kann die Vielzahl an Tools zudem schnell überwältigend und verwirrend für das Team sein.
REQFY hat daher einen festen Satz von Kern-Tools eingeführt, die für die Zusammenarbeit entscheidend sind, wie z.B. eine Plattform für das Bewerber- sowie Kundenmanagement und einen festgelegten Kommunikationskanal. Darüber hinaus erfolgt eine regelmäßige Evaluierung der genutzten Tools, um unnötige Anwendungen zu identifizieren und, falls notwendig, durch effizientere Alternativen zu ersetzen. Technische Schwierigkeiten lassen sich so natürlich nicht umgehen und werden deshalb mit Flexibilität angegangen.
Rechtliche Unterschiede und Compliance
Die internationale Zusammenarbeit bringt auch rechtliche Herausforderungen mit sich. Jedes Land hat beispielsweise seine eigenen Arbeits- und Datenschutzgesetze, die beachtet werden müssen, um sowohl rechtliche Konformität als auch den Schutz der Mitarbeitenden und sensibler Daten zu gewährleisten. Unterschiedliche Regelungen, etwa zu Arbeitszeiten, Datenschutz und steuerrechtlichen Anforderungen, können die Verwaltung, Abrechnung und Administration erschweren und zu Unsicherheiten führen. Damit der Arbeitsalltag reibungslos verläuft, müssen diese Regelungen nicht nur eingehalten, sondern auch gut koordiniert und harmonisiert werden.
Durch genaue Analyse und die Hilfe von Experten hat REQFY spezifische Compliance-Richtlinien für das Unternehmen entwickelt. Das AÜG Netzwerk sowie externe Berater unterstützen bei der Einhaltung von Vorschriften und klären offene Fragen. Mit klaren Regeln und Prozessen wird für eine übersichtliche Handhabung und vollständige Informationen für alle Beteiligten gesorgt.
Fehlendes Miteinander
Ein internationales Team, das vorwiegend digital zusammenarbeitet, kann oft das Gefühl eines fehlenden Teamzusammenhalts erleben. Spontane Gespräche oder gemeinsame Pausen, die oft im klassischen Büroalltag stattfinden, fallen in einem virtuellen Umfeld meist weg. Die zwischenmenschlichen Beziehungen und das informelle Miteinander sind jedoch wichtig, um ein Gefühl von Zusammengehörigkeit und gegenseitiger Unterstützung zu entwickeln. Das wirkt sich einerseits auf das Wohlbefinden und Zufriedenheit des Teams aus, da ein weniger vertrautes Umfeld entsteht. Andererseits macht sich fehlendes Miteinander auch in der Produktivität bemerkbar, weil die Kommunikation mit einem großen Abstand auf persönlicher Ebene häufig erschwert wird
In täglichen überwiegend sachlichen Meetings, wird bei REQFY auch immer gern die persönliche Komponente mit eingebaut. Ob die Pläne für das Wochenende, der geplante Urlaub oder die neue Katze, private Themen verbinden das Team auf einer anderen Ebene und stärken die persönliche Bindung. Zudem gilt es Initiative zu ergreifen. Statt einer Nachricht im Chat rufen wir uns auch für kleinere Fragen gern gegenseitig an, um den Austausch etwas persönlicher zu machen. So sieht man seine Kollegen, egal ob in Plovdiv, Berlin oder im Homeoffice trotzdem regelmäßig und gleicht das persönlich fehlende Miteinander teilweise aus.
Herausforderungen lassen sich überwinden
Auch wenn es sowohl theoretisch als auch praktisch Probleme gibt, die in internationalen Teams immer wieder auftreten, gibt es viele Wege diese zu minimieren. Trotz räumlicher Distanz und einhergehenden diversen Hürden, ermöglichen klare Strukturen, technologische Lösungen und eine offene Teamkultur ein harmonisches und produktives Miteinander. Eine gut ausgebaute Kommunikation sowie ein flexibles Arbeitsumfeld sind hierbei der Schlüssel zum Erfolg.